Assistant(e) opérationnel(le)

 Assurer les tâches de secrétariat de l’équipe projet

• Assurer les missions de secrétariat : tenue de l'agenda, prises de rendez-vous, rédaction et traitement des courriers, établissement des comptes - rendus de réunions, gestion des relations téléphoniques, organisation et traitement du classement et de l’archivage, etc.
• Enregistrer et diffuser le courrier entrant (affectation, …)
• Traiter le courrier sortant : contrôle du courrier mis à la signature (respect de la charte graphique et des règles de délégations de signature)
• Monter les réunions internes et externes demandées par l’équipe opérationnelle
• Coordonner et relayer les demandes des membres de l’équipe projet,
• Participer à la création et au démarrage des nouvelles opérations
• Commander les fournitures du service, gérer le suivi et veiller à la juste consommation

Assurer le suivi administratif des opérations, depuis l’appel d’offres jusqu’à la réception

• Constituer les dossiers de lancement et de gestion des consultations et appels d’offre engagés pour la désignation des prestataires extérieurs (architectes, urbanistes, géomètres, bureaux d’études, entreprises, promoteurs...)
• Gérer administrativement les procédures d’attribution (élaboration des reçus, réception des offres, bordereau d’enregistrement, courriers de réponses aux entreprises, classement et archivage des offres non retenues…)
• Organiser le suivi de l’état d’avancement des travaux (PV de réception, levée de réserve, OS de notification, OS divers…)
• Organiser la préparation des CRAC et PRD
• Assurer à la demande du Responsable les contacts avec les tiers ainsi que l’organisation des réunions.

Assurer une fonction d’alerte et d’interface

• S’informer et faire le point sur l’état d’avancement des opérations,
• Tenir à jour les informations relatives aux opérations dans l’outil « gestion des opérations »
• Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers, revues de projets notamment.
• Assurer le recueil des éléments nécessaires à la rédaction des compromis de vente, suivi des levées des conditions suspensives et avenants éventuels

Ce descriptif des missions n’est ni limitatif ni exhaustif.