POLITIQUE GLOBALE DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL D’ACM HABITAT

1. Objet

Le respect des libertés et des droits fondamentaux et notamment la protection des données à caractère personnel constituent des règles qu’ACM HABITAT s’attache à respecter.

L’objet de la présente politique est de fournir aux personnes concernées les informations relatives au traitement de Données à Caractère Personnel (DCP) mis en œuvre par ACM HABITAT les concernant et de les informer sur leurs droits au regard de ces traitements de données.

Cette politique est applicable à toute donnée à caractère personnelle au sens du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles) et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

Sont considérées comme « données personnelles », les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant ou à un ou plusieurs éléments spécifiques qui lui sont propres (nom, prénom, adresse, date de naissance, situation de famille, rémunération, etc.).

Un « traitement » de Données Personnelles consiste en toute opération ou tout ensemble d’opérations automatisées ou non, portant sur de telles données, incluant notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication, la diffusion, le rapprochement, l’effacement ou encore la destruction de telles données.

Cette politique accessible à tous sur le site internet d’ACM HABITAT est actualisée régulièrement pour prendre en compte les évolutions législatives, règlementaires et jurisprudentielles.

2. Principes essentiels

Les Données Personnelles sont collectées et traitées par ACM HABITAT de manière loyale, licite et transparente au regard des personnes concernées. En particulier, seules les Données Personnelles pertinentes et strictement nécessaires pour une finalité déterminée, explicite et légitime sont traitées.

Les Données Personnelles sont tenues à jour et ne sont conservées que pour le temps strictement nécessaire au regard de la finalité du traitement ; au-delà, elles sont supprimées. Les durées de conservation sont définies en tenant compte des éventuelles obligations de conserver certaines données.

Les mesures techniques et organisationnelles appropriées sont prises pour assurer la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles, notamment en limitant les personnes autorisées à y accéder.

3. Responsable de traitement

Le responsable en charge des traitements de Données Personnelles est :

ACM HABITAT, Office Public de l’HABITAT de Montpellier Méditerranée Métropole

Adresse : 407, Avenue du Professeur Etienne Antonelli CS 15 590 34 074 Montpellier CEDEX 3

Tél. : 04 99 52 75 00

ACM HABITAT a désigné un Délégué à la Protection des Données externe (DPD) et un Référent Informatique et Libertés interne que vous pouvez contacter uniquement pour les aspects Informatique et Libertés et de protection des données à caractère personnel :

• par courrier électronique à l’adresse suivante : ril@acmhabitat.fr
• ou par courrier postal auprès du siège social d’ACM HABITAT – service

Le DPD et le RIL ont un rôle de conseil auprès de la Direction Générale afin de piloter la conformité RGPD. Le DPD est également l’intermédiaire privilégié avec la CNIL.

4. Finalités des traitements de Données à caractère Personnel (DCP)

Les données personnelles sont collectées pour des objectifs précis portés à la connaissance des personnes concernées (demande de logement, contrat, marché, enquêtes, etc.).

Ces données ne peuvent être utilisées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités.

Les principaux traitements des DCP au sein d’ACM HABITAT, et sans que cette liste soit exhaustive, sont :

• La gestion et l’instruction des demandes de logement (en locatif et/ou en accession à la propriété) ;
• La gestion locative, la gestion des enquêtes et, le cas échéant, le suivi social des personnes ;
• La gestion de précontentieux, de contentieux, la gestion des troubles de voisinage et/ou la mise en œuvre de décision de justice ;
• La gestion du patrimoine, la gestion et la commercialisation des biens fonciers/immobiliers, la gestion du contrôle d’accès, de la vidéo-protection/vidéosurveillance ;
• La gestion des demandes d’intervention et des réclamations locatives, administratives et/ou techniques ;
• La gestion des ressources humaines, la gestion de la rémunération, le recrutement, le suivi social des collaborateurs, la gestion des congés et des horaires ;
• La gestion de la comptabilité générale, la gestion des administrateurs et instances d’ACM HABITAT, la gestion des délégations de signature et pouvoirs ;
• Le contrôle et surveillance des moyens de communication ;
• Le suivi des démarches qualité/RSE et la gestion des audits ;
• La gestion   du    système   d’information    et    l’utilisation    de    services       dématérialisés (dématérialisation des marchés, des factures, etc.) ;
• La gestion des relations avec les fournisseurs, les partenaires et les parties prenantes ;
• L’information et la communication interne/externe
• La gestion du compte du locataire par le biais de l’application mobile myACM et l’extranet locataire.

5. Bases juridiques des traitements des Données Personnelles

Les traitements de Données Personnelles reposent sur les bases juridiques suivantes :

• La conclusion et l’exécution d’un contrat ou d’un acte juridique (exemples : contrat de bail, contrat de travail, marché, convention).
• Le respect d’une obligation légale applicable à ACM HABITAT en sa qualité d’Office Public de l’Habitat (obligations sociales, obligations fiscales, obligations administratives, etc.).
• La poursuite des intérêts légitimes de l’office (gestion de l’activité, gestion des accès et de la sécurité des locaux, la vidéosurveillance/vidéo-protection, gestion et sécurité des systèmes informatiques et de télécommunication, gestion des équipements et matériels, gestion et instruction de la demande de logement, etc.).
• Le cas échéant, le consentement des personnes concernées pour l’utilisation de leurs données.

Dans le cadre de leurs relations, ACM HABITAT collecte les Données Personnelles directement auprès de la personne concernée. Des informations complémentaires ou mises à jour peuvent être ultérieurement communiquées par la personne concernée dans le cadre de l’exécution du contrat, de l’acte et/ou de leur relation.

Certaines Données Personnelles pourront également être collectées indirectement, notamment par l’intermédiaire de personnes et/ou organismes externes (partenaires sociaux, fournisseurs, partenaires associatifs,…).

6. Catégories de Données Personnelles traitées

Les Données Personnelles sont nécessaires à ACM HABITAT pour la réalisation des prestations relatives à ses missions, pour la conclusion ou l’exécution d’un contrat, ou encore permettre à ACM HABITAT de répondre à des obligations légales ou contractuelles.

Pour certaines, leur communication présente un caractère obligatoire et leur non-fourniture pourrait rendre impossible la conclusion ou l’exécution normale de la prestation et/ou du contrat, ou entrainer pour la personne concernée la perte de certains avantages.

7. Destinataires des Données Personnelles

Dans la limite de leurs attributions respectives, et chacun pour ce qui le concerne, peuvent être destinataires de tout ou partie des données personnelles pour la réalisation des missions et prestations, (à moins que les droits et intérêts légitimes des personnes concernées ne prévalent) :

• les services internes d’ACM HABITAT et salariés habilités ;
• les prestataires et sous-traitants d’ACM HABITAT (tels que les prestataires de services divers, prestataires de maintenance et sécurité, services de communication, transporteurs, éditeurs- informatiques, recruteurs et agences d’intérim, organismes de certification et/ou d’audits…) ;
• les banques, les compagnies d’assurance ;
• les personnes internes et externes en charge des questions juridiques (service « juridique », avocats, huissiers, notaires et autres conseils de l’office, auxiliaires de justice et officiers ministériels, etc.) ;
• les organismes et/ou autorités autorisés par une disposition légale (Etat, autorités publiques, administrations sociales et fiscales, organismes gérant les régimes de protection sociale, autorités de contrôle, etc.) ;
• les organismes habilités à mettre en œuvre ou à suivre un accompagnement social ;
• les autres partenaires institutionnels, sociaux et/ou associatifs ;
• le cas échéant, le Délégué à la protection des Données Personnelles externe et/ou le Référent Informatique et Libertés interne.

Ces destinataires sont tenus de respecter la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles qui leur sont communiquées.

8. Localisation des données

A ce jour, les données à caractère personnel traitées par l’office sont hébergées sur le territoire de l’Union Européenne. Les Sous-traitants d’ACM HABITAT s’engagent à ne réaliser aucun transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Union Européenne.

NB : le cas échéant, si certaines Données Personnelles devaient être transférées hors de l’Union Européenne, des garanties seraient prises pour assurer la protection des Données Personnelles transférées ; ces transferts de données étant encadrés par des clauses contractuelles conformes aux modèles de clauses types adoptés par la Commission Européenne ou, pour les transferts intra-groupes, par des règles internes d'entreprise validées par les autorités de protection des données (« Binding Corporate Rules » ou BCR) ou encore, pour le transfert de certaines données aux Etats-Unis auprès d’organismes disposant d’une certification active, par le dispositif du « Privacy Shield ».

9. Durée de conservation des Données Personnelles

Les Données Personnelles sont conservées pendant une durée qui n'excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées, conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et à l’article 5 du Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016.

Les délais de conservation des données personnelles sont conformes aux textes législatifs et réglementaires en vigueur en fonction des traitements de données réalisés.

A titre d’exemple, les Données Personnelles concernant les locataires seront conservées pendant la durée du contrat de bail, dans la limite des délais de prescription applicables. Des durées de conservation différentes pourront, le cas échéant, être appliquées à certaines catégories de Données Personnelles conformément aux dispositions légales.

10. Confidentialité et sécurité des Données Personnelles

Des mesures techniques, physiques et organisationnelles appropriées sont prises par ACM HABITAT pour assurer la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles, afin d’éviter tout accès ou divulgation non autorisés ou leur destruction, conformément aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles 2016/679 du 27 avril 2016.

Une charte informatique est mise en œuvre au sein de l’office et appliquée par les collaborateurs d’ACM HABITAT. Elle est régulièrement mise à jour.

Les collaborateurs d’ACM HABITAT et prestataires partenaires sont soumis à une obligation de confidentialité et de non divulgation des données.

11. Absence de prise de décision automatisée

Les personnes concernées sont informées qu’aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de Données Personnelles et produisant des effets légaux, y compris le profilage, ne sera prise à leur égard par ACM HABITAT.

12. Droits individuels

Les personnes concernées peuvent exercer à tout moment les différents droits prévus par la réglementation en vigueur (droit d’accès aux Données Personnelles les concernant, d’opposition, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité, droit de donner des directives sur ses Données Personnelles après sa mort).

Ces droits peuvent être exercés auprès du Délégué à la Protection des données (DPD) et/ou du Réfèrent Informatique et Libertés interne (RIL) via les modalités suivantes :

Email : ril@acmhabitat.fr

Adresse postale : service RIL – 407, Avenue du Professeur Etienne Antonelli CS 15 590 34 074 Montpellier CEDEX 3

Tel. : 04 99 52 75 00

Des réclamations peuvent être introduites auprès des représentants de l’Office mentionnés ci-dessus ou directement auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris).